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Productoras de Eventos ūüéČ en Chile

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Preguntas frecuentes

¬ŅC√≥mo est√°n Reguladas las Productoras de Eventos?

En Chile, las productoras de eventos deben cumplir con las normas establecidas por ciertas organizaciones como el Servicio Nacional del Consumidor (Sernac), además de la normativa que determina la Ley N.º 19.496, que también se conoce como “Ley del consumidor”, la cual busca proteger los derechos de los consumidores.

También existe una norma técnica (NCh2861-2017) encargada de los espectáculos públicos, como también de los eventos masivos, esta norma no es una ley como tal, pero ayuda a entender a las productoras cómo se evalúan y desarrollan los eventos con una mayor cantidad de personas.  

Estas reglas ayudan a regular la forma de actuar de las productoras de eventos comerciales, a la hora cumplir con sus estándares, especialmente cuando le ofrecen servicios a los clientes. Algunas de las obligaciones que tienen este tipo de empresas con los consumidores son:

  • Informar de forma clara todos los detalles del evento, principalmente la fecha, la cantidad de invitadores y los valores, además de asegurarse de que todo se realice según la información que se entregue.
  • Tener todos los permisos o autorizaciones que exijan las autoridades.
  • Hacer todo lo que sea necesario para que el evento o espectáculo tenga las mismas características que se hayan publicitado (si es que se hizo publicidad). Esto quiere decir que si se anuncia a cierto cantante, este debe asistir al lugar en la fecha acordada y cantar.
  • Indemnizar a los consumidores, en caso de que se haya incumplido con alguna regla o condición del evento.
  • Reembolsar a las personas que hayan pagado entrada, si es que se suspende la actividad o se le hace algún cambio inesperado al evento, con el que no estén de acuerdo los clientes que hayan decidido asistir inicialmente.
  • No hacer publicidad engañosa.
  • Permitir que el público en general pueda comprar entradas sin discriminación de ningún tipo.

El servicio que entreguen las productoras de eventos debe ser de calidad, manteniendo el profesionalismo y la responsabilidad con cada una de las personas que adquieran entradas para la ocasión o que sean invitadas por alguna empresa. Si alguien considera que no han sido respetados sus derechos como consumidor, puede tener la seguridad de que el Sernac establece diferentes canales para expresar cualquier queja o inquietud que se tenga.

Otro aspecto importante a considerar es que no se cambien las condiciones del evento después de que los consumidores hayan comprado entradas para el espectáculo. Si es necesario por causas de fuerza mayor, es obligatorio ofrecer la opción de reembolso.

¬ŅC√≥mo Organizar un Matrimonio en Chile?

La organización de un matrimonio se suele realizar con varios meses o incluso años de anticipación. Algunas parejas deciden contratar a una productora de eventos para que los ayude en la realización de la boda, debido a que se debe prestar atención a varios detalles como la decoración del lugar, el vestido de novia, la lista de invitados, la música, las fotos que se vayan a tomar, los centros de mesa, el protocolo, entre otros.

Lo importante ante todo es saber qué tan rápido los novios quieren hacer la celebración, es por eso que acá explicamos cuánto toma realmente, realizar una boda, según los productores de matrimonios. Organizándola de la siguiente manera:

  • Un año antes del matrimonio: En esta etapa el novio y la novia deben decidir si la boda será religiosa o civil, con el fin de que tengan tiempo para presentar todos los requisitos que exige la religión que tengan los novios o las autoridades civiles de la comuna. Es importante no confiarse cuando aún falte mucho tiempo para la boda, debido a que existen muchos temas que se deben evaluar antes de casarse. Luego hay que determinar la fecha del evento, la hora en que se va a llevar a cabo el matrimonio y la lista de invitados, por lo que la pareja debe ponerse de acuerdo con respecto a quien van a invitar.
  • Entre 8 y 12 meses previo a la boda: Luego hay que seleccionar el sitio que prefieran los novios, la temática del matrimonio y la decoración que se vaya a colocar. Esta labor implica hacer varias pruebas para asegurarse de que los elementos decorativos se vean bien, el presupuesto permita realizar las ideas que se tengan en mente y el sitio que se desee para la boda esté disponible. Si se cuenta con una productora de eventos, seguramente haya que organizar varias reuniones de trabajo para conversar diferentes aspectos de la boda como la estética o el menú que se acostumbra a servir en los matrimonios.
  • De 5 a 8 meses antes del matrimonio: En este momento de la organización, los novios deberían tener listos los papeles que se necesiten según el tipo de boda que hayan elegido (eclesiástica o civil), de manera que se puedan enfocar en los partes de matrimonio, el vestido de la novia y el lugar al que quizás quieran ir de luna de miel. Es necesario considerar todos los factores mencionados con tiempo porque muchas empresas requieren que les avisen con anticipación para que puedan entregar los servicios o productos que se soliciten.
  • Entre 3 y 5 meses a que se realice la boda: A medida que se acerque la fecha del matrimonio es indispensable acordar cómo se van a trasladar los novios al sitio, de qué forma se va a realizar la despedida de soltero de cada uno, cuál será el ramo de la novia o bouquet y cuál va a ser el pastel de novios (entre otros aspectos). Ya que normalmente las bodas son eventos que reúnen a muchas personas, se aconseja cuidar todos los detalles relacionados con el evento.
  • Pocas semanas hasta 3 meses antes del matrimonio: Para este punto ya deberían estar listos los aspectos que se han mencionado en las etapas anteriores, con el fin de que los novios puedan concentrarse en verse bien para la boda, lo que generalmente significa aplicarse tratamientos de belleza como un afeitado profesional en el caso del novio o un maquillaje especial para la novia. Unos pocos días antes de la boda hay que practicar la ceremonia, es decir, ensayar lo que se va a hacer el día del matrimonio para pulir cualquier detalle que se deba mejorar.

Aunque quizás parezca mucho esfuerzo organizar una boda por la cantidad de actividades que se deben hacer, vale la pena ponerle cuidado a la organización para que todo pueda salir bien el día del matrimonio y prácticamente todos estén contentos con el evento.

¬ŅC√≥mo Organizar un Evento Corporativo?

Los eventos corporativos han convertido en una de las principales tendencias dentro de las estrategias de marketing y comunicación de todo tipo de empresas. Sin embargo, aún hay mucho por saber respecto a qué son y también cómo se organizan estos tipos de eventos. 

Estos tipos de celebraciones tienen varios puntos a resolver: hacer crecer el nombre de la marca, cazar nuevos clientes y ayudar a fidelizar a los clientes ya existentes. También ayuda a generar una mayor implicación de los equipos de la compañía y potenciar el sentimiento de pertenencia. Además, le da más visibilidad a la marca ayudándola a la expansión. Pero, para generar esto es necesario saber cómo hacerlo y para eso habría que llevar a cabo los siguientes puntos:

  • Objetivo: Establecer lo que se quiere hablar de manera clara en el evento es primordial para alcanzar el éxito. En este caso, los objetivos deben ser claros, tangibles, posibles y medibles.
  • Público: Establecer un target para los eventos es igual de importante que definir el objetivo. Para crear un evento acorde a las necesidades de los participantes, se debe seleccionar qué tipo de público se quiere en él para poder ofrecer una experiencia coherente.
  • El presupuesto y el espacio: La cantidad de dinero que se tiene presupuestada para el evento ayudará a saber dónde, cómo y de qué manera se podrá hacer el evento, tratando de sacarle el máximo potencial al presupuesto ya determinado. Esto ayuda a gestionar de mejor manera el evento, este punto está relacionado con el objetivo que se quiera realizar en esta reunión corporativa. 
  • Los servicios: Aquí hay que tener cuenta todo lo relacionado con los caterings, decoración, seguridad, equipos técnicos, etc. Lo ideal es contar siempre con expertos de cada área para que todo salga según lo planeado.
  • Comunicación: Cuando la fecha y el espacio estén definidos, es importante comunicarlo a la audiencia con el objetivo de que se guarden la fecha. Ahí depende de la empresa, de qué manera se pueden enviar las invitaciones.
  • Equipo y la planificación: Para una buena planificación es fundamental delegar tareas a tu equipo. Ten en cuenta que, si una sola persona se encarga de todo, el muy probable que se cometan más errores.
  • El feedback: Este punto se hace después del evento realizado, reflexionar y analizar cómo ha ido es esencial para detectar los puntos débiles y fuertes. Hacer cuestionarios a los asistentes suele ser muy útil para comprender qué se tiene que mejorar en futuras ocasiones.

Al prestar atención a estos puntos, se asegura no solo el éxito presente del evento corporativo, sino también su impacto a largo plazo en el crecimiento y desarrollo de la empresa.

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